Większy nadzór nad zarządcami nieruchomości – potrzebny krok w stronę profesjonalizacji rynku
Rząd przygotowuje zmiany w przepisach dotyczących zarządzania nieruchomościami. Projekt nowelizacji ustawy o gospodarce nieruchomościami został wpisany do Wykazu prac legislacyjnych Rady Ministrów pod numerem UD438. Jego przyjęcie przez Radę Ministrów planowane jest na IV kwartał 2026 roku.
Na obecnym etapie są to zatem dopiero założenia przyszłych przepisów, a nie obowiązujące już prawo. Sam kierunek planowanych zmian zasługuje jednak na uwagę, ponieważ zarządzanie nieruchomościami wiąże się z dużą odpowiedzialnością – zarówno za powierzony majątek, jak i za bezpieczeństwo osób korzystających z budynków.
Zarządzanie nieruchomością to znacznie więcej niż administrowanie budynkiem
Zarządca nieruchomości odpowiada nie tylko za naliczanie opłat, prowadzenie rozliczeń czy organizowanie bieżących napraw. Do jego obowiązków należy także dbanie o stan techniczny budynków, wykonywanie obowiązkowych przeglądów, planowanie remontów, reagowanie na awarie, prowadzenie dokumentacji oraz właściwe gospodarowanie środkami finansowymi właścicieli.
Błędy popełnione w zarządzaniu nieruchomością mogą powodować poważne konsekwencje – od strat finansowych, poprzez stopniową degradację budynku, aż po zagrożenie dla zdrowia i bezpieczeństwa mieszkańców. Dlatego uważam, że osoby wykonujące ten zawód powinny posiadać odpowiednią wiedzę, doświadczenie oraz świadomość odpowiedzialności, jaka na nich spoczywa.
Obecnie dostęp do wykonywania czynności zarządzania nieruchomościami jest bardzo szeroki. Po likwidacji państwowych licencji w 2014 roku nie funkcjonuje jednolity system, który pozwalałby właścicielom mieszkań i wspólnotom mieszkaniowym łatwo sprawdzić kwalifikacje, doświadczenie i dotychczasową działalność wybranego zarządcy.
Powstanie publiczny rejestr zarządców
Jedną z najważniejszych planowanych zmian jest utworzenie Centralnego Rejestru Zarządców Nieruchomości. Rejestr ma być publicznie dostępny na stronie internetowej właściwego ministerstwa.
Zgodnie z założeniami projektu czynności zarządzania nieruchomościami będzie mogła wykonywać wyłącznie osoba fizyczna wpisana do rejestru. Uzyskanie wpisu będzie wymagało spełnienia określonych warunków, w tym posiadania pełnej zdolności do czynności prawnych oraz niekaralności za wskazane przestępstwa.
W rejestrze mają się znaleźć między innymi informacje dotyczące aktualnego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej zarządcy oraz podmiotów, na rzecz których świadczy on swoje usługi. Dane te będą musiały być na bieżąco uzupełniane i aktualizowane.
Takie rozwiązanie może znacznie ułatwić właścicielom nieruchomości oraz wspólnotom mieszkaniowym sprawdzenie osoby, której powierzają zarządzanie swoim majątkiem. Dzisiaj taka weryfikacja często jest trudna, a informacje o doświadczeniu zarządcy opierają się głównie na jego własnych deklaracjach lub rekomendacjach.
Stałe podnoszenie kwalifikacji
Projekt przewiduje również obowiązek stałego doskonalenia kwalifikacji zawodowych.
Uważam, że jest to bardzo ważny element proponowanych zmian. Przepisy dotyczące nieruchomości, budownictwa, rachunkowości czy ochrony przeciwpożarowej stale się zmieniają. Pojawiają się także nowe wymagania związane z efektywnością energetyczną budynków, odnawialnymi źródłami energii, ochroną środowiska oraz możliwościami pozyskiwania środków na remonty i modernizacje.
Dobry zarządca powinien nie tylko znać obowiązujące przepisy, ale również umieć przewidywać potrzeby nieruchomości i odpowiednio wcześniej planować konieczne prace. Powinien także potrafić rozmawiać z mieszkańcami, wykonawcami, projektantami, inspektorami oraz urzędami. Jest to zawód wymagający zarówno wiedzy technicznej i prawnej, jak i umiejętności organizacyjnych oraz interpersonalnych.
Odpowiedzialność zawodowa zarządców
Kolejną istotną zmianą ma być przywrócenie systemu odpowiedzialności zawodowej.
Skargi dotyczące niewłaściwego wykonywania obowiązków przez zarządców mają być rozpatrywane w postępowaniu prowadzonym przez właściwego ministra, przy udziale Komisji do spraw Odpowiedzialności Zawodowej Zarządców Nieruchomości.
W przypadku stwierdzenia naruszeń możliwe mają być między innymi upomnienie, nagana, kara pieniężna, czasowe wykreślenie z rejestru, a w najpoważniejszych przypadkach całkowity zakaz wykonywania zawodu.
Projekt przewiduje również sankcje za wykonywanie czynności zarządzania bez wymaganego wpisu, brak odpowiedniej umowy, brak aktualnego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej, przekazywanie do rejestru nieprawdziwych danych albo niewywiązywanie się z obowiązku ich aktualizowania.
Dla rzetelnie działających zarządców takie rozwiązania nie powinny być powodem do obaw. Przeciwnie – mogą pomóc oddzielić profesjonalnych zarządców od osób przypadkowych, które podejmują się prowadzenia nieruchomości bez odpowiedniego przygotowania.
Jasno określone obowiązki
Planowane przepisy mają również dokładniej określić, czym jest zarządzanie nieruchomościami i za jakie podstawowe czynności zarządca odpowiada niezależnie od zapisów konkretnej umowy.
Obecnie zakres obowiązków zarządcy bywa różnie rozumiany. W praktyce prowadzi to niekiedy do sytuacji, w których poszczególne strony przerzucają na siebie odpowiedzialność, wskazując, że określona czynność nie została dokładnie wymieniona w umowie.
Po zmianach podstawowy zakres obowiązków ma wynikać bezpośrednio z ustawy. Określone mają zostać również najważniejsze postanowienia, które obowiązkowo powinny znaleźć się w każdej umowie o zarządzanie nieruchomością.
Moim zdaniem jest to dobre rozwiązanie zarówno dla zarządców, jak i dla właścicieli lokali. Jasno określone zasady pozwalają uniknąć wielu nieporozumień i od początku ustalić, kto odpowiada za wykonanie konkretnych obowiązków.
Potrzebny jest większy profesjonalizm i wzajemne zaufanie
Jako Prezes Zarządu Kamieńskiego Towarzystwa Budownictwa Społecznego sp. z o.o. pozytywnie oceniam ogólny kierunek planowanych zmian.
W zarządzaniu nieruchomościami nie wystarczy samo reagowanie na zgłoszenia mieszkańców. Potrzebne jest planowanie, przewidywanie zagrożeń, znajomość przepisów, prowadzenie czytelnych rozliczeń i konsekwentne dbanie o stan techniczny budynków.
Właściciele mieszkań i członkowie wspólnot mają prawo wiedzieć, komu powierzają swój majątek, czy zarządca posiada odpowiednie doświadczenie i ubezpieczenie oraz czy właściwie wykonuje swoje obowiązki. Z drugiej strony także zarządcy powinni działać w oparciu o jasne przepisy, które dokładnie określają zakres ich odpowiedzialności.
Publiczny rejestr, obowiązek podnoszenia kwalifikacji i możliwość ponoszenia odpowiedzialności zawodowej mogą przyczynić się do uporządkowania rynku oraz zwiększenia zaufania do tego zawodu.
KTBS już dzisiaj działa w szerszych ramach nadzorczych
Warto jednocześnie podkreślić, że Kamieńskie Towarzystwo Budownictwa Społecznego nie jest wyłącznie firmą wykonującą bieżące czynności administracyjne na rzecz wspólnot mieszkaniowych.
KTBS jest spółką komunalną, której jedynym wspólnikiem jest Gmina Kamień Pomorski. Spółka posiada własny zasób mieszkaniowy, realizuje zadania związane z lokalną polityką mieszkaniową, prowadzi inwestycje, jest właścicielem i wynajmującym lokale, a równocześnie zarządza nieruchomościami należącymi do innych właścicieli i wspólnot mieszkaniowych.
Działalność spółki podlega nie tylko przepisom dotyczącym zarządzania nieruchomościami, ale również regulacjom odnoszącym się do spółek prawa handlowego i gospodarki komunalnej. W KTBS funkcjonuje Rada Nadzorcza, a Gmina Kamień Pomorski wykonuje wobec spółki uprawnienia właścicielskie. Oznacza to, że działalność KTBS podlega dodatkowym, formalnym mechanizmom kontroli i nadzoru.
Jako spółka wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego KTBS sporządza i składa roczne sprawozdania finansowe, w tym bilans i rachunek zysków i strat. Do KRS przekazywane są również uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku albo pokryciu straty, a w przypadkach przewidzianych przepisami także inne wymagane dokumenty.
Dokumenty finansowe podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS może bezpłatnie wyszukać i pobrać każdy zainteresowany. Nie jest do tego potrzebne posiadanie konta – wystarczy znajomość numeru KRS spółki.
Nie oznacza to oczywiście, że samo działanie w formie spółki automatycznie gwarantuje najwyższą jakość zarządzania. Nie zastępuje również obowiązku szczegółowego i przejrzystego rozliczania każdej obsługiwanej wspólnoty mieszkaniowej. Sprawozdanie finansowe składane do KRS przedstawia bowiem sytuację całej spółki, a nie oddzielne rozliczenia poszczególnych nieruchomości.
Można jednak powiedzieć, że KTBS już dzisiaj funkcjonuje w szerszych i publicznie weryfikowalnych ramach organizacyjnych, finansowych i nadzorczych niż wielu zarządców prowadzących działalność indywidualnie. Informacje dotyczące organów spółki, jej sytuacji finansowej oraz składanych dokumentów są dostępne w publicznych rejestrach.
Transparentność nie powinna być jednak wyłącznie obowiązkiem wynikającym z przepisów. Powinna być podstawą codziennego działania każdego zarządcy i jednym z najważniejszych elementów budowania zaufania mieszkańców, właścicieli lokali oraz wspólnot mieszkaniowych.
Joanna Kronenberg
Prezes Zarządu
Kamieńskiego Towarzystwa Budownictwa Społecznego sp. z o.o.